Empresas e estabelecimentos

Você não cadastra empresa no SPEDito. Ela aparece sozinha quando um arquivo é importado, montada a partir do que está escrito no próprio SPED.

O que cada coluna da lista de empresas significa?

Menu Empresas.

Cada linha é uma empresa, identificada pela raiz do CNPJ, os oito primeiros dígitos. Matriz e filiais compartilham essa raiz, então aparecem juntas numa linha só.

A lista vem ordenada pela última atividade: a empresa em que você mexeu por último fica no topo. Quem ainda não teve nada importado não mostra data e vai para o fim.

Empresa sem período nenhum não é erro. Ela pode ter entrado no cadastro porque foi citada no registro 0140 de um EFD-Contribuições, sem que o SPED dela tenha chegado. Assim que o arquivo entrar, a data aparece.

Por que uns períodos ficam na empresa e outros no estabelecimento?

Clique na linha.

A tela separa duas coisas que costumam ser confundidas:

• Períodos da empresa. EFD-Contribuições, ECD e ECF. São obrigações do conjunto, entregues por uma raiz de CNPJ só.
• Períodos do estabelecimento. EFD ICMS/IPI e SINTEGRA. São obrigações de cada unidade, entregues por CNPJ completo.

Não é preciosismo de organização, é a natureza da obrigação. O PIS/COFINS da empresa inteira sai num arquivo; o ICMS de cada loja sai no arquivo dela. Juntar os dois numa lista só faria você procurar o arquivo errado no lugar errado.

A unidade marcada como Matriz ganha o selo e um ícone diferente.

Quando a empresa tem um estabelecimento só, o nível some da tela: escolher entre uma opção não é escolher, e os períodos daquela unidade sobem para o lugar dela.

Por que a empresa se chama diferente de uma tela para outra?

Não se chama mais. A empresa tem um nome só, e ele é igual em toda tela: a razão social, aquela que está no registro 0000 do arquivo.

Antes cada tela escolhia sozinha entre os dois nomes que o SPED traz, e o resultado assustava: a lista chamava a empresa de M. H. OLIVEIRA COMERCIO EIRELI, a tela de análise chamava a mesma empresa, com o mesmo CNPJ, de FRIGORIFICO AURORA. Os dois nomes eram verdadeiros. O segundo é o nome fantasia, do registro 0005, e ele não nomeia mais nada na interface.

O nome fantasia não sumiu do arquivo nem do cadastro. Ele continua sendo lido e guardado como veio. O que mudou é que ele deixou de ser o nome que a tela mostra, porque ele muda de entrega para entrega e não é o nome pelo qual a empresa se reconhece.

Minhas filiais têm o mesmo nome: como diferenciar uma da outra?

Elas têm mesmo, e é assim que deve ser: filiais da mesma empresa dividem a razão social. O que as distingue na tela é o CNPJ ao lado do nome, que nunca se repete, e é por isso que ele aparece junto em toda lista de seleção.

Quando isso não basta para o seu dia a dia, dê um apelido: Dar um apelido, no cartão do estabelecimento.

Escreva o que você usa no dia a dia: “Loja do Centro”, “CD Contagem”, “Filial Savassi”. O apelido substitui a razão social daquela unidade em toda a interface, inclusive na busca.

O apelido nasce vazio, e só vale o que você digitou. Nada é sugerido a partir do arquivo. Enquanto ninguém escrever nada, a razão social manda.

O apelido é seu e nunca é sobrescrito. Todo o resto desta tela vem dos arquivos entregues ao fisco e é reescrito a cada importação: razão social, nome fantasia, inscrição estadual, UF. O apelido é o único campo cuja fonte é você, então nenhuma reimportação o apaga.

Empresa com uma unidade só também tem apelido. O nível de estabelecimento some da tela quando ele é único, mas o botão de apelido fica: ali, o apelido da unidade é o nome da sua empresa em toda parte.

O que são os “Dados da escrituração” do estabelecimento?

São as quatro respostas que o SPED exige e que documento nenhum carrega. A nota fiscal diz o que foi vendido e para quem; ela não diz em que perfil a empresa apresenta a escrituração nem quem é o contabilista dela. Enquanto o mês só é lido, isso não faz falta. Na hora de gerar o SPED de um mês, faz.

No cartão do estabelecimento, abaixo do apelido, fica o botão Dados da escrituração, e ele já diz de fora quantas das quatro estão respondidas: ainda não respondidos, 3 de 4 respondidos, respondidos ou 2 de 4 respondidos, 1 em disputa. O botão conta quantas, e nunca qual: o valor mora dentro da janela.

Os quatro valem para todas as competências. Eles não mudam de mês para mês, então moram na unidade e são perguntados uma vez, e não a cada arquivo gerado.

Como sei se um valor foi respondido por mim ou veio de um arquivo?

Abaixo do perfil e do tipo de atividade há uma linha em cinza que diz de onde aquele valor saiu, e ela existe porque o valor aproveitado de um SPED entregue e o valor que ninguém respondeu chegam com a mesma cara:

• veio do SPED de Mai/2026: alguém já declarou aquilo numa escrituração entregue, e o SPEDito aproveitou a resposta.
• você escolheu: a resposta é sua.
• ninguém respondeu: o arquivo sai com o padrão: o campo está vazio.

Quando duas escriturações entregues discordam, a linha muda de cor e conta a briga em vez da origem: “Mai/2026 diz Perfil B e Jun/2026 diz Perfil A. Enquanto você não escolher, o arquivo sai com o padrão da casa.” É âmbar, e não vermelho: nada disso impede de gerar o arquivo, e vermelho nesta casa é reservado ao que você não pode deixar de ver.

Sou obrigado a responder os quatro?

Não, e o vazio é estado normal: nenhum deles impede de gerar o SPED de um mês. O que muda é o que sai no arquivo, e o resumo da geração avisa, campo por campo, o que ficou em branco.

A única exceção é o município, e ela não é opinião nossa: em 05/09/2026 o validador oficial da EFD ICMS/IPI recusou a importação inteira de um arquivo sem o campo COD_MUN do registro 0000. Por isso a exportação do arquivo gerado é barrada enquanto o município estiver em branco, dizendo isso. Arquivo que o PVA rejeita não é entrega.

O que você entregou continua intocado. Essa recusa vale só para o arquivo gerado aqui dentro. O SPED que o contribuinte entregou é arquivo de outra pessoa, e o SPEDito não o recusa: ali, a falta é achado de conferência.

Para gravar, o Salvar. O Esc, o clique no fundo, o X e o Cancelar fecham sem gravar, e todos custam o mesmo: o que se perde é um rascunho de quatro campos que você reabre com um clique.

Procurei pelo nome e não achei o cliente: por quê?

Procure pelo nome que está escrito na tela, e ele acha. A busca das telas de análise casa o nome que ela mostra ou os dígitos do CNPJ, com ou sem máscara, e não se importa com acento nem com maiúscula: digitar alimenticios acha AURORA ALIMENTÍCIOS.

Se você procurou pelo nome fantasia e não achou, é porque ele deixou de ser o nome de qualquer tela. Procure pela razão social, pelo apelido que você deu ou pelo CNPJ.

Onde eu vejo as notas de um mês?

Clique em qualquer competência, na tela da empresa ou no cartão de um estabelecimento. É onde você vê os documentos daquele mês, um a um.

A tela lista chave, modelo, série, número, emissão, emitente, valor do documento, ICMS e a situação de cada nota: Autorizada, Cancelada ou Denegada.

E os itens que a empresa vendeu no mês?

Ao lado de Documentos fica a aba Saídas. Ela lê os XMLs das notas que a própria empresa emitiu e mostra os produtos que saíram, agrupados pela tributação com que saíram. É o caminho para ver item vendido quando o SPED de emissão própria vem sem o C170 de saída. O que ela mostra, e o que ela deliberadamente não afirma, está em O que saiu e com que tributação.

Como importar XMLs só de um mês?

O botão Importar XMLs aceita os arquivos daquela competência. Serve para o caso pontual: o mês em que faltaram algumas notas, o lote que chegou depois do fechamento.

Para o volume normal, use a tela de Importação: ela recebe pasta inteira, ZIP, e separa sozinha o que é de cada contribuinte e de cada mês.

Período de empresa não tem botão de importar, e não é limitação. Nota fiscal é emitida e recebida por um CNPJ completo, de catorze dígitos. A raiz de oito não emite nota nenhuma, então o documento fica no período da unidade, nunca no da empresa.

Importei o arquivo errado: como apago?

O botão da lixeira apaga aquela competência inteira: as escriturações e os documentos importados nela. Serve para quando o arquivo errado entrou.

A confirmação abre dentro do próprio SPEDito e diz qual competência, de qual unidade e o que vai junto, item por item. O botão vermelho só acende depois que você marca a frase que nomeia o que está apagando: é a trava contra o clique no automático. Para desistir, o Cancelar ou a tecla Esc.

Não há desfazer: para ter o período de volta, é reimportar.

Na lista de empresas, a lixeira de cada linha apaga a empresa inteira, com todos os estabelecimentos e todos os períodos. A confirmação é a mesma, e o que ela lista é quantos estabelecimentos e quantos períodos vão embora.

O mês não tem SPED entregue: dá para gerar a partir das notas?

Dá, e o SPEDito nunca deixa esse arquivo passar por declaração de ninguém.

Quando a competência não tem EFD ICMS/IPI, o período abre com o convite, e ele avisa antes do clique, e não depois:

O botão é Gerar SPED, e o que sai dele é gerado pelo SPEDito a partir das notas já importadas naquele mês, e não a declaração que alguém entregou ao fisco. São coisas diferentes, e a tela nunca as trata como iguais.

O convite mora dentro do período, e não na lista de meses. É ali que cabe mostrar quantos documentos entraram e o que faltou, e é ali que você já está olhando as notas daquele mês.

O que o resumo da geração responde?

Feito o gesto, o convite sai (oferecer de novo o que acabou de ser feito é convidar a gerar por cima) e o resultado fica na tela, para ser lido com calma:

• Quantos documentos foram escriturados.
• O que ficou de fora, com o motivo e o número: repetidos, denegados e sem chave válida.
• O que faltou no cadastro do estabelecimento. O arquivo sai assim mesmo, e esses campos ficam em branco. É a linha que manda você ao botão Dados da escrituração.
• Quando as escriturações entregues discordam sobre perfil ou atividade: o arquivo saiu com o padrão da casa, e a escolha é sua.
• De onde veio o saldo credor anterior, e essa é a única conta do arquivo que não sai do próprio mês.

Por que a tela fala tanto do saldo credor anterior?

Porque ele vem do mês de trás, e um zero ali não distingue três situações diferentes. A frase diz o motivo antes do número:

Só a do meio é âmbar, e é de propósito: ela é a única das três que você pode ir resolver, importando o mês que falta. As outras duas são o curso normal das coisas, e pintá-las de âmbar ensinaria a ignorar o âmbar.

O (gerado aqui dentro) da terceira linha aparece quando o mês de trás também não foi entregue por ninguém: o número é legítimo, e você fica sabendo que ele saiu de uma dedução desta casa, e não de um arquivo entregue ao fisco.

Como reconheço depois o mês que foi gerado aqui?

Pela etiqueta. Na lista de meses e no cabeçalho do período, a escrituração gerada aparece em âmbar, com a palavra ao lado:

Só a gerada é marcada. A entregue é o caso comum, e marcar os dois lados devolveria por excesso de etiqueta a confusão que a marca existe para desfazer.

E a marca não para na tela: o arquivo exportado termina em - SPEDito (gerado).txt, enquanto o SPED corrigido a partir do que foi entregue termina em - SPEDito.txt. Os dois caem na mesma pasta, e o nome é o único lugar onde você os distingue depois de salvar.

Mês gerado não se confere contra os próprios XMLs. Nas análises, essa conferência aparece como Escrituração gerada aqui dentro, no bloco do que não foi conferido: o SPED daquele mês saiu dos mesmos XMLs, então comparar um com o outro não responderia nada.

Que arquivos entram além do SPED e dos XMLs?

O cadastro não recebe só o .txt da EFD e os XMLs do período. Outros dois arquivos entram pela mesma importação, e cada um vai parar num lugar diferente.

O SINTEGRA. É a declaração do Convênio ICMS 57/95, num .txt de largura fixa: não tem o registro 0000 das declarações do SPED, e o que diz de quem ele é e que mês cobre é o registro 10. O SPEDito o reconhece pelo conteúdo, não pela extensão, e o guarda como escrituração daquela unidade, mensal, ao lado da EFD ICMS/IPI. No período ele aparece como a etiqueta SINTEGRA, e só existe um por período: reimportar substitui o anterior. O que o arquivo traz se lê no Relatório de entradas do SINTEGRA.

O relatório da Sefaz, em CSV. É a exportação da consulta de notas do portal estadual. Ele entra pela tela de Importação, junto com o resto, e também pelo Importar XMLs do período, cujo seletor de arquivos traz o filtro Relatório da Sefaz (CSV). Ao fim, a mensagem conta as notas do relatório à parte dos arquivos, porque um único CSV traz muitas, e avisa quantas linhas não puderam ser lidas.

Três coisas sobre esse CSV surpreendem quem espera vê-lo virar etiqueta:

• Ele não é escrituração e não aparece no período. Fica guardado na unidade, e não no mês: a competência de cada nota está na própria chave de acesso, e um relatório costuma cobrir vários meses de uma vez. Onde o conteúdo dele aparece é na análise da movimentação, no achado Notas que a Sefaz conhece, descrito em Como trabalhar os achados da movimentação.
• O arquivo não diz de quem é. Ele não traz o CNPJ do consultado nem o período consultado: quem foi perguntado não viaja junto com a resposta. Entrando pelo botão do próprio período, o dono é a unidade daquele período. Entrando solto pela Importação, o SPEDito compara as chaves do relatório com o que já está no cadastro; quando nenhuma unidade tem relação com elas, ou quando mais de uma tem, o arquivo é recusado com o motivo, em vez de o acervo de um cliente entrar no cadastro de outro.
• O formato reconhecido hoje é o do portal da Bahia, em duas variantes de layout, e a coluna é achada pelo nome, não pela posição. Cabeçalho que nenhum formato conhecido casa é recusado dizendo isso, sem adivinhar coluna. Isso não afirma nada sobre o que cada Sefaz publica: é o que este leitor sabe ler até hoje.

O que dá para saber do arquivo sem abrir o .txt?

Na tela de um período, as escriturações aparecem como etiquetas logo abaixo da unidade. Clique em uma delas e a ficha abre ali mesmo, sem sair da tela.

A ficha responde o que você não sabe olhando a lista de onde veio, e o que hoje se descobre abrindo o .txt no bloco de notas:

• original ou retificadora. A retificadora se anuncia na própria etiqueta, com um RETIF. vermelho, antes mesmo de você abrir. É a informação que muda o significado do arquivo, e o cadastro não a guarda: a gravação é por unidade, competência e tipo, e esse trio não distingue as duas.
• o período que o arquivo declara, ao lado da competência guardada. Quando os dois discordam, o arquivo é que manda: ele é a fonte.
• a versão do leiaute com que foi gerado.
• o que aquele arquivo tem, e essa é a linha que a ficha abre: quantos registros de conteúdo, em quantos blocos, com uma barra por bloco do mais pesado para o mais leve, e os seis registros que mais pesam já nomeados. Não é contagem nossa: é o que o arquivo afirma sobre si, no bloco 9.

O inventário completo continua ali, atrás de “ver os N registros declarados”. Ele abre a lista inteira, na mesma ordem em que o arquivo a declarou, que é a ordem do leiaute. Ela deixou de ser a primeira coisa que a ficha mostra porque um EFD real declara dezenas de registros, e lista de dezenas de linhas em ordem de leiaute não responde a nenhuma pergunta.

O arquivo diz que só tem a estrutura: isso é erro?

Quando o arquivo não declara documento nenhum e lançamento nenhum, a etiqueta avisa antes de você abrir, com um SÓ ESTRUTURA em âmbar, e a ficha repete o aviso em destaque. O que ele declara nesse caso são as aberturas e os fechamentos de bloco, e mais nada.

Três coisas para ler esse aviso direito:

• Não é erro. Empresa parada entrega SPED do mesmo jeito, e o arquivo está certo. O âmbar avisa; o vermelho, na tela toda, é reservado a divergência.
• Não é a declaração do contribuinte. O SPED tem um campo próprio para dizer que um bloco veio sem dados (o IND_MOV, na abertura de cada bloco), e a ficha não lê esse campo. Ela diz o que observou no inventário do bloco 9, e por isso a palavra é “estrutura”, e não “sem movimento”.
• Não diz o porquê. Empresa parada, importação do arquivo errado e arquivo truncado chegam aqui com a mesma aparência.

E, quando for o caso, o aviso que economiza uma tentativa inteira: “este arquivo não escritura documento por documento”. Acontece com o EFD-Contribuições de quem consolida a receita: os blocos de documento vêm vazios de propósito, a informação está em outro lugar do arquivo, e não há o que cruzar com XML ali. O arquivo está certo; é o regime que consolida. Esse aviso não aparece em arquivo que só tem a estrutura: ali não há regime nenhum a afirmar.

A etiqueta do SINTEGRA é a única que não abre ficha: o arquivo dele não tem registro 0000 nem bloco 9, e o clique leva ao Relatório de entradas do SINTEGRA, que lê o conteúdo do arquivo.

A ficha não dá nota ao arquivo. Ela não diz “válido”, “íntegro” nem “ok”, porque quem valida arquivo é o PVA. Ela repete o que o arquivo declara, e só.

ECD e ECF ainda não são lidas. Se você tentar importar uma delas, o SPEDito diz o nome da declaração que reconheceu e que ainda não sabe lê-la, em vez de tentar interpretá-la com o dicionário de outra obrigação.

O dado está errado na tela: dá para corrigir aqui?

Quase nada aqui é digitado. Razão social, nome fantasia, inscrição estadual e UF saem dos registros 0000 e 0005 do arquivo importado, e o 0140 do EFD-Contribuições é o que revela as filiais antes mesmo de o SPED de cada uma chegar. A ficha de cada escrituração sai do 0000 e do bloco 9 do arquivo guardado, que é mantido byte a byte como foi entregue.

São dois os campos que você responde, e nenhum deles reescreve o que foi entregue:

Os dois existem pelo mesmo motivo: a fonte deles não é arquivo nenhum, é você. Por isso nenhuma reimportação os apaga, e por isso os quatro dados da escrituração dizem na tela quando o valor foi aproveitado de um SPED entregue e quando foi você quem escolheu.

Fora esses dois, se um dado estiver errado na tela, ele está errado no arquivo. Corrigir na origem e reimportar é o caminho: o SPEDito não guarda uma segunda versão da verdade sobre o que foi entregue.